Immaginate:
· Di vedere una partita di Baseball, senza conoscere le regole;
· Un milanese doc che ascolta il coro di Castelsardo (SS);
· Un siciliano che partecipa ad una conversazione in bergamasco (Bergamo alto, tanto per rincarare la dose);
· Un romano che parla con una ragazza di San Fratello (ME);
· Di ascoltare un politico che tenta di giustificare qualcosa che ha detto (ma che naturalmente i giornalisti hanno travisato).
Sommate queste sensazioni e capirete cosa si prova la prima volta che si apre Project, ci si stropiccia gli occhi e dopo averli riaperti:
“ma chi mi….a è stà cosa??”(l’espressione di stupore la si esprime rigorosamente in dialetto!).
Personalmente ho cominciato a “spippolare” (come dice Pupo) nel lontano 1982 con uno Spectrum 48, e da allora ho avuto modo di utilizzare tantissimi programmi, ma la sensazione di smarrimento che ho provato la prima volta con Project è difficilmente spiegabile.
Nel 1999 vengo selezionato per seguire alcuni progetti, faccio qualche ricerca nell’ottica di scoprire un software che mi potesse aiutare nel compito.
Risultato…. il programma più utilizzato nel settore del Project Management: Project della Microsoft.
Faccio un giro nei negozi di informatica della zona, nessuno ne aveva nemmeno sentito parlare.
Tramite un amico trovo un negozio di Milano che aveva il prodotto disponibile, lo ordino e dopo qualche giorno ricevo la confezione, nella quale trovo il cd di Project 98. Impaziente lo installo, tutto fila liscio, avvio il programma e a questo punto ecco il “ma chi mi….a è stà cosa?”.
Project è un programma molto potente, ma presuppone che chi lo utilizza conosca bene tutta la teoria del Project Management.
Chiudo il programma e lo riapro dopo 8 mesi, dopo aver frequentato dei corsi e aver portato a conclusione un paio di progetti.
Un altro mondo!! Progetto dopo progetto, passo sempre più elementi dalla gestione cartacea a quella con Project.
Ora gestisco tutti i progetti completamente con Project, al momento in versione 2003. Quello che tenterò di fare è una piccola panoramica sul programma e poi illustrarvi una modifica che ho apportato allo schema di base, per renderne più immediato l’utilizzo.
Attualmente sono disponibili queste versioni di Project:
- Project Standard 2003;
- Project Professional 2003;
- Project Web Access.
La versione server si chiama Project Server 2003, e per poter funzionare al meglio richiede almeno: Windows Server 2003, SQL Server 2000(meglio SQL Server 2005),Windows SharePoint. Per la condivisione di informazioni e la collaborazione a documenti non è certamente una dotazione da poco, ma giustificata quando i progetti hanno notevole importanza e soprattutto coinvolgono molte risorse.
Con Project Standard è possibile pianificare, gestire e comunicare informazioni sui progetti in modo più efficace.
Project Professional 2003, Project Server 2003 e Project Web Access sono stati progettati per essere utilizzati insieme e rappresentano la soluzione Microsoft per l'EPM (Enterprise Project Management). Questa soluzione consente alle Aziende di allineare iniziative, progetti e risorse per ottenere risultati migliori. Grazie alle flessibili funzionalità di analisi e creazione di report della soluzione EPM, le Aziende dispongono di informazioni utili per ottimizzare le risorse, assegnare delle priorità alle attività e allineare i progetti aziendali.
Abbiamo detto che il prodotto serve a gestire progetti, ma cos’è un progetto?
Ecco la definizione che troviamo sul dizionario Garzanti:
Etimologia - Dal fr. projet, deriv. di projeter; cfr. progettare
|
Definizione |
1) tutto ciò che ci si propone di compiere; ideazione di un lavoro, di un'attività; anche proposito vago, fantastico, difficilmente realizzabile: fare il progetto di un viaggio; è in progetto la ristrutturazione dell'organico; ha sempre la mente piena di progetti | progetto di legge, proposta per una nuova legge, presentata al parlamento
2 il complesso degli studi, dei calcoli e dei disegni che determinano la forma e le caratteristiche di una macchina, di un edificio o di un'altra struttura: fare il progetto di un ponte; progetto di massima, esecutivo. |
Ecco invece la definizione riportata nel libro che si può considerare la Bibbia di ogni Project Manager. (R.D. Archibald, Project Management).
Sforzo intrapreso per creare un prodotto o un servizio unico (PMI)
Impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito (io aggiungo “Misurabile”) mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di “ Costi Tempi Qualità ”.
Dal punto di vista informatico project si può considerare: “ Un database che tiene conto del trascorrere del tempo “.
Come si lavora? Ecco come faccio io:
- Per prima cosa inserisco le risorse (per risorse si intendono, persone e apparecchiature).
- Comincio a fare la lista delle attività da svolgere, raggruppandole per macroattività.
- Per ogni attività inserisco: (Nome attività, Data Inizio, Durata, Eventuali Vincoli, Risorse Impegnate).
- Dopo aver inserito accuratamente i dati, si passa a verificare l’utilizzo delle risorse (se un docente è impegnato al 200%, o impiego un altro docente oppure divido l’attività in orari diversi).
A questo punto inizia il lavoro di
controllo à ripianificazione
controllo à ripianificazione
controllo à ripianificazione
controllo à ripianificazione
controllo à ripianificazione
controllo à ripianificazione
…………………………
controllo à ripianificazione
fino alla fine del progetto.
Vediamo qualche immagine, questa è la schermata iniziale di Project 2003:
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/193.aspx
Come si presenta dopo aver inserito i dati:
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/194.aspx
Questa è la visualizzazione del calendario. Notate le barre blu, sono le attività e quelle nere all’interno indicano la parte già completata.
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/195.aspx
In questa immagine si vede l’impiego delle risorse: il giorno 27/2/2006 sarò impegnato al 120%. Ricordate che stiamo parlando solo di un progetto, se nello stesso periodo sono impegnato in altre attività ne devo tener conto.
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/196.aspx
Le risorse le posso anche visualizzare come elenco e anche in questo caso mi segnala che su due risorse ci sono dei problemi.
Naturalmente per questo esempio ho utilizzato, a parte il mio, nomi di fantasia che nulla hanno a che fare con questo progetto.
Ma che progetto è? Questo è il progetto di un corso di formazione dal titolo
In. Tra. Tra. Tra (Informatica per trasmettere tradizioni tra generazioni).
Un corso che abbiamo portato a termine nel 2004 in cui erano impegnati, due gruppi di allievi, uno di ragazzi e uno che ragazzi sono stati.
Il primo gruppo aveva già delle conoscenze di base di informatica e durante la prima e la seconda fase del corso acquisivano la capacità di creare materiale multimediale. Il secondo gruppo nella prima fase imparava a non litigare con il pc, nella seconda effettuava una ricerca sul campo su argomenti quali usi, proverbi, ricette, costumi ec. con oggetto Livorno.
Nella terza fase, quella più simpatica, i due gruppi si incontravano e portavano in formato elettronico tutto il materiale raccolto.
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/197.aspx
A volte nei progetti c’è un percorso critico, (le attività poste sul percorso critico sono quelle che se ritardano e se non si interviene, fanno automaticamente slittare la fine del progetto). In questo caso le attività sono abbastanza distribuite nel tempo, quindi anche nell’eventualità di intoppi, abbiamo tempo per rimediare facilmente.
Nel caso ci fosse, il percorso critico è evidenziato in rosso.
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/198.aspx
Naturalmente i colori e gli altri parametri sono facilmente configurabili.
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/199.aspx
Ecco ora un esempio dei report e dei modelli cartacei e non che Project ci permette di creare in automatico.
Cartaceo:
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/200.aspx
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/201.aspx
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/202.aspx
Excel:
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/203.aspx
Immagine .jpg
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/204.aspx
Xml:
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/205.aspx
Diapositive:
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/206.aspx
A questo punto vi illustro una piccola modifica che ho apportato allo schema base.
Sono tre campi visuali:
- Completamento ( Bandierina rossa fino a quando l’attività non e completata al 100% poi verde)
- Tempo (Pallino verde fino a quando la data di fine attività non è anteriore alla data attuale)
- Totale (Pallino Verde fino a quando almeno uno degli altri due e verde poi rosso).
A cosa servono? Per avere un idea di massima del progetto, basta guardare il pallino completamento, se compare il rosso sicuramente c’è qualcosa che non funziona.
http://blog.shareoffice.it/calogerorifici/gallery/image/207.aspx
Finisco qui questa prima carrellata, per niente esaustiva sull’universo del Project Management. Nella speranza di essere stato chiaro, porgo a tutti un arrivederci alla prossima.
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