Indirizzi e-mail per utenti giramondo
Questa è un’ideuzza semplice che si rivolge ai principianti ma insegna anche ad altri almeno un segretoccio.
Obiettivo. Creare un foglio Excel contenente i dati essenziali relativi ai propri contatti, del tipo seguente.
Il vantaggio del modellino è evidente: consente a chi si trova fuori sede di portarsi appresso indirizzi e usufruirne rapidamente su un PC altrui o in qualche Internet Point. Va subito sottolineata l’importanza che gli indirizzi in colonna D siano in forma di hyperlink, così basterà un clic su uno di essi per attivare automaticamente l’Outlook locale.
Ed ecco le mosse necessarie.
- Esportare i Contatti del nostro Outlook in un file Excel, diciamo ContattiOutlk.xls, col comando File > Importa esporta... con quel che segue (modalità date per note),, magari rinunciando già in tale sede ai campi che non ci interessano, potatura che può farsi anche in Excel.
- Completare tutti i campi Nome e Cognome (è un consiglio e rappresenta l’occasione di mettere un po’ d’ordine nella nostra Posta elettronica)
- Aggiungere la colonna A intestata NOME_COGN come in figura. Anche questo è un cosiglio, la colonna potrebbe essere sull’estrema destra, l’importante è che nelle colonne da A2 in giù vengano inserite le formule seguenti, che fanno compariire il Nome + Cognome dei vari soggetti:
=B2&" "&C2
=B3&" "&C3
=B2&" "&C2
eccetera
- Impostare il Filtro Automatico, con il comando specifico del menu Dati. In tal modo basterà un clic sulla colonna NOME_COGN per vedersi spaparanzare tale elenco da cui scegliere un contatto: così si vedrà una sola riga evidenziandone l’indirizzo e-mail.
- Dare un clic su tale indirizzo e proseguire con Outlook.
Tutto piuttosto semplice e scontato, ma c’è un’operazione che stavo dimenticando (di proposito, però, per una certa suspense...):
- Lanciare la macro CreaLink qui sotto indicata
Nota – CreaLink a sua volta richiama una Sub CreaHyperlink con argomento Colonna. È una finezza volta al possibile ri-uso altrove. Chi la trovasse eccessiva può facilmente eseguire il merge...
Sub CreaHyperlink(Colonna As Range)
Dim Cella As Range, txtLink As String
For Each Cella In Colonna
txtLink = Cella.Text
Cella.Hyperlinks.Add Anchor:=Cella, Address:= _
"mailto:" & txtLink, TextToDisplay:=txtLink
Next
End Sub
Sub CreaLink()
With Range("IndirPostaElettr")
CreaHyperlink Range(.Cells(2), .End(xlDown))
End With
End Sub
Ma come mai occorre una macro? Il motivo lo scoprono tutti al termine dell’esportazione dei Contatti: la colonna degli indirizzi è in forma di testo pertanto non si ha subito il beneficio del clic che richiama Outlook. Per rendersene più esattamente conto si vada su una cella come D2 e si prema il tasto F2. Il minieditor di cella ci svela la presenza di un apice (‘) anteposto, ossia si vede ‘alessand@amba.it. Se si toglie tale apice e si preme Invio si assisterà alla nobilitazione della stringa in un azzurrino link... postelegrafonico.
Ma questo ripiego manuale è troppo lungo e tedioso. La macro compie il lavoro in qualche secondo.
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